Hiusviisikko bytte från en papperskalender till en digital version

Hiusviisikko är en professionell hårsalong i Vantaa, Finland. Företaget har funnits sedan 20 år, med ett nuvarande team som består av fem kvinnor som har arbetet tillsammans i 10 år. Hiusviisikko blev först introducerade för Book Salon på en mässa 2018, innan första tjänsten ens hade släppts. Gruppen tyckte om vad de hörde om det nya systemet och var också intresserade av möjligheten att hjälpa till med att utveckla den nya produkten. De började med att byta från sin papperskalender till Book Salons kostnadsfria bokningskalender år 2019. Allt skedde i deras egen takt.

"Först var en digital kalender implementerad jäms med vår papperskalender som redan fanns. Det innebar att övergången kunde göras steg för steg." Gruppen säger att hela processen var enkel och logisk.

Hiusviisikko använde tidigare en väldigt traditionell uppsättning: en papperskalender, en äldre kassa och en separat betalstation. De större utmaningarna när de använde detta system inkluderade:

1. Att sammanställa en månadsrapport med den gamla kassan var besvärligt och tog flera timmar varje månad.

2. Den separata kassan och betalterminalen innebar ofta felskrivningar, då säljar-ID:n behövde skrivas in i båda systemen. Korrigeringar på kvittona behövde ofta göras under ledig tid på söndagar.

3. Kundtjänsten hos leverantörerna av kassan och betalterminalen var dålig i problemsituationer. De behövde ofta vänta flera dagar innan de fick hjälp.

4. Bokningar kunde bara göras via telefon, vilket konstant störde deras arbete.

Det största hindret för att byta till den elektroniska bokningskalendern var oron att tjänsten kanske inte skulle fungera som de behövde, eller att gruppen inte skulle veta hur de använde den. Här är några av deras bekymmer:

• Tänk om genomförandet av det nya systemet var besvärligt och ingen skulle veta hur man använde det?

  • Book Salon är enkelt att komma igång med och att använda, och vi hjälper kunden med varje steg på vägen. Om du någonsin har startat ett sociala medie-konto kommer du tycka att Book Salon inte är ett problem att använda.

• Tänk om internetuppkopplingen kraschade och systemet inte skulle gå att komma åt?

  • Book Salon kan användas på alla enheter, så om din laptops internet inte fungerar kan du smidigt byta till din telefon.

• Tänk om kunder har gjort dubbelbokningar i kalendern?

  • Book Salons smarta bokningssystem förhindrar automatiskt att dubbla bokningar genomförs.

• Tänk om kunder inte kan boka tider på rätt sätt online?

  • Med Book Salon kan tjänster och tilläggstjänster installeras per anställd/entreprenör och tider kan bokas enligt samma sätt.

I efterhand förstår Hiusviisikko att deras rädslor till stor del var ogrundade. Book Salons chattsupport hjälper entreprenörer när de använder systemet och teamet har varit väldigt nöjda med hur snabbt Book Salon hjälper till med frågor gällande systemet.

"Vi har alltid fått hjälp och svar från kundtjänsten väldigt snabbt. Våra utvecklingsförslag har också blivit hörda och många av dem har redan blivit implementerade", konstaterar gruppen nöjt.

2020 blev Hiusviisikko Book Salon PRO kunder. Men viktigast av allt skedde systembytet i ett stadie som passade deras salong. Först från en papperskalender till ett gratis elektroniskt bokningssystem. Därefter blev kassan och betalterminalen helt uppgraderade till Book Salons elektroniska system. Nu tar exempelvis Book Salons heltäckande system automatiskt hand om kassarapporter för alla anställda och de behöver inte längre oroa sig för felskrivningar på betalterminalen.

"Söndagar är lediga nu och tid kan spenderas på viktigare saker", säger de glatt.

Kortbetalningar kommer snabbt in inom 2 dagar direkt till varje entreprenörs konto. Telefonbokningar tar inte längre tid från entreprenörerna och salongen konstaterar att antalet telefonsamtal har minskat drastiskt.

"Samtal till vår salong har minskat med ungefär 70% och tiden som spenderas på telefon är mindre än 10 minuter per dag."

Hiusviisikko säger att det bästa av allt är att deras vardagsliv har lugnats ner betydligt genom att använda Book Salons system.

"Jag är mycket lugnare nuförtiden då Book Salon automatiserar tidskrävande arbetsuppgifter i mitt dagliga liv som entreprenör", erkänner en i teamet.

FORTSÄTT ATT UPPTÄCKA BOOK SALON

Bytarens guide är skriven för en entreprenör som vill få deras verksamhet att växa, letar efter mer kostnadseffektiva alternativ till existerande system eller som vill lära sig mer om Book Salons funktioner och hur man byter system. Du kan också boka en gratis demo på distans. Skulle du vilja byta från en papperskalender till ett elektroniskt bokningssystem? Du kan börja redan i dag!