Kampaaja-Millan vinkit kassaraporttien koostamiseen ja kuittien täsmäyttämiseen

Näin Milla hoitaa kassaraporttien koostamisen ja kuittien täsmäyttämisen, jolloin myös vuokratuoliyrittäjän palkkaaminen on kannattavaa ja aikaa jää enemmän perheelle.

Millalla oli ongelma, johon useat hyvinvointi- ja kauneudenhoitoalan ammattilaiset voivat samaistua. Milla hoiti vapaa-ajalla yrityksensä hallinnollisia asioita, kuten kassaraporttien koostamista ja kuittien täsmäyttämistä. Perhe-elämä ja sosiaaliset suhteet kärsivät, kun vapaa-aika on kortilla. Lopulta Milla löysi ratkaisun, ja nyt kassaraportit ja kuittien täsmäyttämiset hoituu tehokkaasti, jonka myötä myös vuokratuoliyrittäjien palkkaaminen on ollut mahdollista ja aikaa säästyy enemmän perheelle.

Kuinka Milla sitten ratkaisi tämän ongelman? Palataan ajassa hieman taaksepäin ja tutustutaan kampaaja-Millan tarinaan.

Milla haaveili jo pikkutyttönä kampaajan ammatista. Hän voi aidosti sanoa olevansa kutsumusammatissaan kampaajana. Hän rakastaa työtään ja hänellä on paljon ihania vakioasiakkaita. Kun Milla aikoinaan perusti kampaamonsa, hänellä oli toiveena, että jonain päivänä hän voisi palkata mukaan vuokratuoliyrittäjiä. Milla haaveilee myös siitä, että voisi jossain kohtaa vähentää työmäärää ilman, että elintasosta tarvitsisi tinkiä. 

Työnsä lisäksi Milla pitää matkustamisesta ja hän haluaisi näyttää perheellensä maailmaa. On vain muutama ongelma: aika ja raha eivät meinaa riittää edes oman yrityksen pyörittämiseen, saati matkustamiseen. Kuten jo sanottu, itse työn lisäksi Milla hoitaa vapaa-ajalla yrityksensä hallinnollisia asioita, kuten kassaraporttien koostamista ja kuittien täsmäyttämistä. Perhe-elämä ja sosiaaliset suhteet kärsivät, kun vapaa-aika on kortilla. Samaan aikaan Milla kuitenkin haaveilee liiketoiminnan kasvattamisesta.

Kampaaja-Millan yrityksen laajentamisen esteenä ovat muutamat keskeiset asiat:

• Milla käyttää perinteistä paperikalenteria. Vaikka kalenteri olisikin usein täynnä, niin viime hetken peruutuksia/ohareita tulee liikaa, eikä Millalla ole apuja täyttää kalenterissa olevia aukkoja. Joskus asiakkaat vain unohtavat tulla, sillä paperikalenterista ei lähde automaattisia muistutusviestejä asiakkaille.

• Millan kassa on mallia fyysinen. Raporttien koostamiseen menee useita tunteja kuukaudessa, ja miten paljon aikaa menisikään, jos olisi useampi yrittäjä mukana?

• Millan kassa ei myöskään juttele maksupäätteen kanssa yhteen: Hän lyö summat ensin kassaan ja sitten maksupäätteelle. Tästä tulee usein heittoja kassan ja tilitysraporttien välille. Milla käyttää sunnuntaisin tunteja kuittitäsmäytyksiin. 

• Ylipäänsä Millaa hirvittää uusien järjestelmien käyttöönottaminen sekä niiden kuukausittaiset maksut, jotka lankeavat auttamatta aina pääyrittäjälle. Miten paljon järjestelmät maksaisivat, jos toimipaikassa olisi 2,3 tai 4 yrittäjää? 

Milla on uupunut ja miettii jo uran vaihtoa.  Eräänä päivänä hän kuitenkin kuulee yrittäjä ystävältään Book Salon -palvelusta. Ystävä kertoo, että markkinoille on tullut 100% suomalainen, vain kauneuden- ja hyvinvointialan yrityksiin keskittynyt palveluyritys. 

Yrittäjät saavat Book Salonilta kaikki palvelut yhdessä toimivassa paketissa: Ajanvavarauksen ja kassan kanssa yhdessä toimivan maksupäätteen sekä raportit kirjanpitoon. Palvelulla on yksi kuukausihinta 29€/kk/toimipaikka (alv 0 %). Milla ei ole uskoa ystäväänsä ja ihmetteleekin: “29€ kuukaudessa TOIMIPAIKKA?!”. “Kyllä!” Vastaa Millan ystävä ja lisää, että palvelun voi ottaa ILMAISEKSI käyttöön www.booksalon.fi -kotisivuilta. 

Milla ei siltikään meinaa uskoa tätä, vaikka ystävällä on itsellään palvelu käytössään ja näin omakohtaista kokemusta. Lopulta Milla sopii puhelun Book Salon asiantuntijan kanssa. Milla ja asiantuntija käyvät 30 minuutin etäesittelyssä kokonaisuuden läpi ja unelma yrityksen laajentamisesta syttyy uudestaan. 

Etäesittelyssä Milla ja Book Salonin asiantuntija toteavat seuraavat edut:

• Book Salonin palveluita voi käyttää matkapuhelimella, padilla tai läppärillä. -> Ei kalliita laitehankintoja.

• Kalenteri on kehitetty juuri hänen tarpeisiinsa sopivaksi. Kalenterista lähtee automaattisesti muistutukset asiakkaille (tekstiviesti ja maili) -> Viime hetken peruutukset saadaan lähes nollaan. 

• Kalenteriin voi lisätä niin paljon käyttäjiä kuin toimipaikalla on tarvetta, eikä tästä tule lisämaksuja. Jokainen käyttäjä voi myös asettaa kalenteriin omat asetukset. -> Tämä kaikki tukee Millan tarvetta yrityksen laajentamiseen. 

• Kassa toimii myös kalenterin kanssa yhdessä ja palvelut voidaan viedä jokaisen kalenterista suoraan kassalle -> Nopeaa ja loogista. Millan yrityksen raportit tulevat nyt automaattisesti järjestelmästä. Myös muut yrittäjät saavat omat raportit suoraan järjestelmästä.

• Book Salonin maksupääte yhdistyy automaattisesti kassan kanssa yhteen. Laita maksupäätteeseen vain virrat päälle ja pääte yhdistyy muutamassa minuutissa. -> Nyt riittää kun summat voi lyödä suoraan kassaan ja korttimaksuissa summat uivat maksupäätteelle. Virhelyöntien määrä vähenee ja kassaraportit täsmäävät. 

• Book Salon tilittää yrittäjäkohtaisesti korttimaksut vuorokaudessa. -> Vuokratuoliyrittäjät tilittävät Millalle aina sopimuksen mukaisen provision, jotka he voivat tarkistaa suoraan kassaraporteista. 

• Kaiken tämän lisäksi lahjakortit saa myös verkkoon myyntiin. -> Sesonkiaikoina (äitienpäivät, naistenpäivät, joulu) lahjakortteja myydään hurjasti verkosta ja se mahdollistaa oivan lisäansainnan mahdollisuuden Millalle. 

Milla ottaa Book Salonin testikäyttöön, sillä sopimuksessa ei ole mitään määräaikaisuutta eikä hän ei voi ainakaan hävitä mitään. Muutaman kuukauden jälkeen Milla ymmärtää kuinka paljon työarki on rauhoittunut ja aikaa on tullut lisää. Vapaa-aikaa ei tarvitse enää käyttää kuittien ja raporttien kanssa taisteluun – aikaa jää nyt myös rakkaimmille. Tämän kaiken johdosta Milla palkkasi ensimmäisen vuokratuoliyrittäjän ja unelma perheen kanssa matkustamisesta on jälleen voimissaan.  

Samaistuitko kampaaja-Millan tarinaan? Varaa aika maksuttomaan etäesittelyyn, jossa Book Salonin asiantuntija tutustuu liiketoimintaanne ja kertoo teille eduista, joita Book Salonin palvelut voi teille tarjota. Varaa aika alta tai lue lisää!